ConseilsPourquoi utiliser un service de secrétariat ?

Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, il est important de gérer vos équipes et votre temps de manière efficiente. Certaines missions au sein de votre entreprise peuvent être externalisées, dont le secrétariat. Cette solution pourra vous permettre de gagner du temps et d’optimiser votre budget. Nous vous donnons les avantages clés.

Le secrétariat indépendant c’est quoi ? 

Le secrétariat externalisé c’est une gestion administrative de votre entreprise ; la tenue des saisies informatiques répétitives, un accueil téléphonique permanent de qualité… Aujourd’hui il existe différentes raisons d’utiliser un service de secrétariat externe pour votre entreprise. 

En effet, toutes ses tâches doivent être faites et sont nécessaires au bon fonctionnement et développement de votre entreprise. Ainsi, que ce soit pour manque de temps, pour des besoins ponctuels, pour des missions urgentes ou simplement occasionnellement, il est très fréquent de nos jours que des entreprises choisissent un service de secrétariat externe afin d’effectuer ces tâches au mieux. 

L’externalisation de votre service de secrétariat vous permettra de répondre à 3 objectifs principaux :  

  • L’amélioration de votre activité et l’utilisation des compétences disponibles, pour les introduire dans l’entreprise.
  • Le développement de l’activité externalisée liée à la performance globale de l’entreprise.
  • L’utilisation de l’activité externalisée pour enrichir l’offre au travers de nouveaux services voir de nouvelles activités.

 

De nombreux avantages à externaliser son service de secrétariat 

Le secrétariat externalisé permet à une entreprise d’avoir accès à des services classiques et variés tel que la prise de rendez-vous, la permanence téléphonique, le suivi des devis et facture, le suivi de trésorerie, la relance des impayés…

Mais au-delà de ce large choix de compétences d’autres raisons peuvent vous pousser à choisir ce service externalisé.

  • La flexibilité

En choisissant d’externaliser ce service, vous pourrez déterminer des horaires précis qui correspondent exactement à vos besoins. Faire ce choix, vous permettra de payer uniquement le temps passé sur une tâche préalablement donnée et définie. L’externalisation vous permet dans un premier temps de gagner en flexibilité.

  • L’efficience 

Les tâches administratives et financières prennent énormément de temps et d’investissement pour un dirigeant sans pour autant apporter de réelles valeurs ajoutées. Le fait d’externaliser ses tâches vous permettra de libérer du temps pour vous concentrer davantage sur la création de valeurs et le développement de votre activité.

  • La maîtrise des coûts

Le fait d’utiliser une ressource externe à votre entreprise vous permettra non seulement de maîtriser votre budget mais également de le réduire. Effectivement le dirigeant pourra déterminer un budget en fonction des différents services assurés par la prestation externe. Ce budget sera donc fixe et préalablement prévu.